Polityka prywatności

>

Niniejsza Polityka opisuje, jakie dane osobowe są przetwarzane podczas korzystania z witryny smartsearch.com.ua, panelu klienta, usługi SmartSearch oraz komponentów wyszukiwania SmartSearch zintegrowanych ze stronami klientów; w jakich celach są przetwarzane, komu mogą być udostępniane i jak można wykonywać prawa dotyczące danych osobowych.

1. Kto odpowiada za przetwarzanie danych

1.1. Administratorem witryny i dostawcą usług SmartSearch na podstawie nowych umów jest ТОВ «ЮВІЖН», ukraiński kod rejestracyjny podmiotu (EDRPOU): 46168192, siedziba: Україна, 03057, м. Київ, вул. Марії Капніст, буд. 2 (dalej „Spółka”).

1.2. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się pod adresem hello@uvision.com.ua.

1.3. W zakresie rejestracji, komunikacji, zawierania i wykonywania umów, zarządzania kontami oraz własnej analityki witryny Spółka co do zasady samodzielnie określa cele i sposoby przetwarzania oraz działa jako administrator odpowiednich danych osobowych.

1.4. Przy przetwarzaniu informacji o odwiedzających sklepy internetowe za pośrednictwem zintegrowanej wyszukiwarki SmartSearch rola Spółki zależy od rzeczywistego podziału obowiązków i ustaleń z klientem. W szczególności Spółka może działać jako podmiot przetwarzający dane osobowe na zlecenie właściciela sklepu internetowego. Warunki takiego przetwarzania mogą być dodatkowo określone w umowie z klientem.

1.5. Niniejsza Polityka nie zastępuje polityk prywatności witryn klientów SmartSearch. Każdy właściciel sklepu internetowego odpowiada odrębnie za informowanie odwiedzających o prowadzonym przez siebie przetwarzaniu danych.

2. Kategorie informacji

2.1. Dane przedstawicieli klientów: imię, nazwisko, patronimik (jeżeli występuje), kontaktowy numer telefonu i adres e-mail, stanowisko, uprawnienia osoby podpisującej oraz dane jednoosobowego przedsiębiorcy lub osoby prawnej. Dane przedsiębiorstwa same w sobie nie zawsze są danymi osobowymi, jednak informacje o przedsiębiorcach będących osobami fizycznymi i innych osobach mogą mieć taki charakter.

2.2. Dane umowne i dotyczące konta: informacje o podłączonych witrynach, planach i modułach, zgłoszenia, korespondencja, umowy, faktury lub rachunki, statusy płatności i historia kontaktów z pomocą techniczną. Spółka nie deklaruje gromadzenia pełnych danych kart płatniczych przy rozliczaniu nowych umów przelewem bankowym na podstawie rachunku.

2.3. Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki, parametry techniczne urządzenia, strony odsyłające, czas zapytań, dzienniki błędów, informacje o interakcjach z usługą i identyfikatory, o ile są rzeczywiście przesyłane lub zapisywane przez odpowiednie komponenty.

2.4. Dane korzystania z wyszukiwarki: wprowadzone zapytania, wybrany język, kategorie i filtry, liczba wyników, przejścia do znalezionych produktów oraz techniczny identyfikator przeglądarki (clientId) tworzony do działania i analizy wyszukiwania. W określonych integracjach mogą być przetwarzane informacje o zamówieniach lub ich wartości, jeżeli przekazuje je witryna klienta.

2.5. Dane analityczne: informacje o wizytach i zdarzeniach interakcji z witryną przetwarzane za pomocą Google Analytics 4 oraz, zależnie od konfiguracji witryny, Google Tag Manager.

2.6. Spółka nie prosi użytkowników o podawanie w zapytaniach wyszukiwania haseł, danych płatniczych, informacji medycznych ani innych wrażliwych danych osobowych. Jeżeli użytkownik sam poda takie informacje, mogą one trafić do technicznych dzienników wyszukiwania; dlatego nie należy umieszczać ich w zapytaniach.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

3.1. Dane mogą być przetwarzane w celu rejestracji i uwierzytelniania, przygotowywania i wykonywania umów, udostępniania funkcji SmartSearch, indeksowania danych na zlecenie klienta, obsługi wyszukiwania, wsparcia technicznego, wystawiania rachunków i prowadzenia ewidencji.

3.2. Dane techniczne i statystyki wykorzystuje się do diagnozowania awarii, zapewniania bezpieczeństwa informacji, zapobiegania nadużyciom, oceny jakości wyszukiwania, ulepszania funkcji oraz analizy działania usługi.

3.3. Zależnie od konkretnej czynności podstawą prawną przetwarzania może być wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem na żądanie osoby, realizacja obowiązków prawnych, ochrona prawnie uzasadnionych interesów Spółki lub osoby trzeciej z poszanowaniem praw osoby, której dane dotyczą, albo zgoda, jeśli wymaga jej właściwe prawo.

3.4. Nieobowiązkowe komunikaty marketingowe są wysyłane wyłącznie na odpowiedniej podstawie prawnej. Jeżeli opierają się na zgodzie, można ją wycofać dostępną drogą.

3.5. Samo odwiedzenie witryny nie jest traktowane jako ogólna zgoda na wszelkie przetwarzanie danych osobowych.

4. Pliki cookies, pamięć lokalna i analityka

4.1. Witryna i zintegrowana wyszukiwarka mogą wykorzystywać pliki cookies, localStorage i podobne technologie. W szczególności SmartSearch może przechowywać lokalny identyfikator clientId i historię ostatnich zapytań w przeglądarce oraz używać pliku cookie do powiązania określonych zdarzeń wyszukiwania.

4.2. Dane w localStorage pozostają w przeglądarce, dopóki użytkownik ich nie usunie lub nie zostaną usunięte przez kod aplikacji, chyba że dla danego wpisu wdrożono inny mechanizm usuwania. Okres przechowywania zapisów na serwerze określono odrębnie.

4.3. Witryna SmartSearch korzysta z Google Analytics 4 (GA4) do analizy ruchu i korzystania z usługi. Google Tag Manager (GTM), jeżeli jest podłączony, służy do zarządzania tagami; sama obecność GTM nie oznacza automatycznego przesyłania każdego zdarzenia do GA4.

4.4. GA4 może stosować pliki cookies i inne identyfikatory zgodnie z rzeczywistymi ustawieniami. Dane analityczne mogą być przetwarzane przez spółki grupy Google i ich dostawców, także poza Ukrainą, na warunkach określonych w stosownych dokumentach i zgodnie z prawem.

4.5. Jeśli prawo wymaga uprzedniej zgody na określone technologie analityczne, mogą być one stosowane dopiero po jej uzyskaniu. Użytkownik może zarządzać plikami cookies poprzez ustawienia przeglądarki i dostępne w witrynie narzędzia prywatności.

4.6. Korzystanie z GA4 na witrynie SmartSearch nie oznacza automatycznie korzystania przez Spółkę z GA4 na każdej witrynie klienta. Analityka witryn klientów jest konfigurowana z uwzględnieniem ich własnych systemów i obowiązków dotyczących prywatności.

5. Udostępnianie danych podmiotom trzecim

5.1. Upoważnieni pracownicy i wykonawcy Spółki mogą uzyskiwać dostęp do danych wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonywania obowiązków.

5.2. Dane mogą być przekazywane dostawcom infrastruktury serwerowej, hostingu, elektronicznego obiegu dokumentów, poczty elektronicznej, analityki, wsparcia technicznego oraz innym usługodawcom, jeżeli jest to niezbędne do świadczenia usług i istnieje odpowiednia podstawa prawna.

5.3. Dokumenty mogą być przekazywane za pośrednictwem uzgodnionych usług elektronicznego obiegu dokumentów, w szczególności „Вчасно” (Vchasno), jeśli taka usługa służy zawarciu lub wykonaniu umowy.

5.4. Dane są ujawniane organom publicznym lub innym osobom wyłącznie na właściwej podstawie prawnej i zgodnie z procedurami określonymi przepisami.

5.5. Spółka nie sprzedaje danych osobowych użytkowników jako odrębnego produktu.

6. Lokalizacja danych i przekazywanie za granicę

6.1. Główna infrastruktura serwerowa i bazy danych SmartSearch znajdują się na Ukrainie.

6.2. Korzystanie z usług podmiotów trzecich, w tym GA4, elektronicznego obiegu dokumentów, dostarczania wiadomości i integracji technicznych, może wiązać się z dostępem do niektórych danych lub ich przetwarzaniem poza Ukrainą. Takie przekazywanie odbywa się wyłącznie na podstawach przewidzianych prawem i z zachowaniem obowiązujących wymogów ochrony danych osobowych.

6.3. [DO WERYFIKACJI: rzeczywista lista usług zewnętrznych, lokalizacje przetwarzania, umowne zabezpieczenia przekazywania danych za granicę i ewentualne kopie zapasowe lub dzienniki przechowywane poza Ukrainą.]

7. Okresy przechowywania

7.1. Spółka przechowuje dane osobowe nie dłużej, niż jest to niezbędne do określonych, zgodnych z prawem celów przetwarzania, a także przez okresy wymagane przepisami dotyczącymi dokumentacji księgowej, podatkowej i innych obowiązkowych dokumentów.

7.2. Okres przechowywania danych konta zależy od czasu korzystania z usługi oraz potrzeby zakończenia stosunków umownych, wykonania obowiązków prawnych i rozpatrzenia ewentualnych roszczeń.

7.3. Okresy przechowywania statystyk wyszukiwania, dzienników technicznych, kopii zapasowych i identyfikatorów ustala się oddzielnie dla poszczególnych kategorii danych; Spółka powinna je udokumentować. [ZWERYFIKOWAĆ PRZED PUBLIKACJĄ: konkretne okresy lub kryteria dla search statistics, clientId, dzienników, kopii zapasowych, korespondencji i zgłoszeń; okresy te nie zostały jeszcze zatwierdzone.]

7.4. Okresy przechowywania danych w GA4 zależą od ustawień usługi Google Analytics i zasad Google. [DO WERYFIKACJI: faktyczne ustawienia GA4 Admin → Data retention i udokumentowanie odpowiedniej wartości.]

7.5. Po upływie niezbędnego okresu dane są usuwane, anonimizowane lub przetwarzane dalej wyłącznie na odrębnej zgodnej z prawem podstawie.

8. Bezpieczeństwo informacji i incydenty

8.1. Spółka wdraża środki organizacyjne i techniczne w celu zapobiegania nieuprawnionemu dostępowi, przypadkowej utracie, zmianie, ujawnieniu i innemu bezprawnemu przetwarzaniu danych osobowych.

8.2. Dostęp do danych osobowych przyznawany jest zgodnie z obowiązkami służbowymi i uzasadnioną potrzebą.

8.3. W razie incydentu bezpieczeństwa Spółka ocenia jego skutki, podejmuje niezbędne działania i zawiadamia odpowiednie podmioty lub osoby, których dane dotyczą, w przypadkach i trybie wymaganych prawem.

8.4. Żaden system informatyczny nie może zagwarantować pełnego bezpieczeństwa; nie zwalnia to jednak Spółki z obowiązków nałożonych przez prawo.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

9.1. Osoby fizyczne mają prawa przewidziane prawem Ukrainy, w tym prawo do informacji o źródłach pozyskiwania i celach przetwarzania swoich danych, uzyskiwania informacji o przetwarzaniu, żądania sprostowania lub usunięcia danych w przypadkach przewidzianych prawem, cofnięcia zgody, wniesienia sprzeciwu w granicach określonych prawem oraz złożenia skargi do Pełnomocnika Rady Najwyższej Ukrainy ds. Praw Człowieka lub do sądu.

9.2. W celu skorzystania z praw można wysłać wiadomość na adres hello@uvision.com.ua, odpowiednio opisując żądanie. Aby zapobiec nieuprawnionemu ujawnieniu danych, Spółka może wymagać uzasadnionego potwierdzenia tożsamości wnioskodawcy.

9.3. Jeśli żądanie dotyczy danych przetwarzanych przez Spółkę wyłącznie na zlecenie właściciela sklepu internetowego, Spółka może skierować wnioskodawcę do tego właściciela lub pomóc mu w realizacji żądania w granicach uprawnień umownych i prawnych.

9.4. Wnioski rozpatrywane są w terminach i w trybie przewidzianym prawem Ukrainy.

10. Aktualizacje Polityki

10.1. Spółka może aktualizować niniejszą Politykę w związku ze zmianami przepisów, działania usługi, sposobów przetwarzania danych lub grona wykorzystywanych dostawców.

10.2. Aktualna wersja jest publikowana pod adresem https://smartsearch.com.ua/privacy ze wskazaniem daty wejścia w życie. Jeżeli prawo wymaga odrębnego zawiadomienia lub uzyskania zgody na nowe przetwarzanie, Spółka spełnia odpowiednie wymogi.

11. Dane kontaktowe

ТОВ «ЮВІЖН»
Ukraiński kod rejestracyjny (EDRPOU): 46168192
Adres: Україна, 03057, м. Київ, вул. Марії Капніст, буд. 2
E-mail w sprawach prywatności: hello@uvision.com.ua