Політика конфіденційності

Ця Політика описує, які персональні дані обробляються під час користування вебсайтом smartsearch.com.ua, особистим кабінетом, сервісом SmartSearch, а також пошуковими компонентами SmartSearch, інтегрованими на вебсайтах замовників; з якою метою вони обробляються, кому можуть передаватися та як можна реалізувати права щодо персональних даних.

1. Хто відповідає за обробку даних

1.1. Адміністратором вебсайту та постачальником послуг SmartSearch за новими договорами є ТОВ «ЮВІЖН», код ЄДРПОУ: 46168192, місцезнаходження: Україна, 03057, м. Київ, вул. Марії Капніст, буд. 2 (далі — «Компанія»).

1.2. З питань захисту персональних даних можна звернутися за адресою: hello@uvision.com.ua.

1.3. Щодо реєстрації, комунікації, укладення та виконання договорів, адміністрування облікових записів і власної аналітики вебсайту Компанія, як правило, самостійно визначає мету та засоби обробки і виступає володільцем відповідних персональних даних.

1.4. Під час обробки інформації відвідувачів інтернет-магазинів із використанням інтегрованого пошуку SmartSearch роль Компанії залежить від фактичного розподілу обов'язків та домовленостей із замовником. Зокрема, Компанія може виступати розпорядником персональних даних за дорученням власника інтернет-магазину. Умови такої обробки можуть додатково визначатися договором із замовником.

1.5. Ця Політика не замінює політики конфіденційності вебсайтів замовників SmartSearch. Кожен власник інтернет-магазину окремо відповідає за інформування своїх відвідувачів про обробку даних, яку він здійснює.

2. Категорії інформації

2.1. Дані представників замовників: ім'я, прізвище, по батькові (за наявності), контактні телефон та електронна пошта, посада, повноваження підписанта, а також реквізити ФОП чи юридичної особи. Реквізити організації самі по собі не завжди є персональними даними, проте відомості про ФОП і фізичних осіб можуть мати такий статус.

2.2. Договірні та облікові дані: відомості про підключені вебсайти, тарифи та модулі, заявки, листування, договори, рахунки, статуси оплат та історію звернень до підтримки. Повні реквізити платіжних карток Компанія не заявляє як дані, що збираються під час оплати нових договорів за рахунком.

2.3. Технічні дані: IP-адреса, тип браузера, технічні характеристики пристрою, сторінки звернення, час запитів, журнали помилок, дані про взаємодію з сервісом та ідентифікатори, якщо вони фактично передаються або записуються відповідними компонентами.

2.4. Дані використання пошуку: введені пошукові запити, обрана мова, категорії та фільтри, відомості про кількість результатів, переходи до знайдених товарів, а також технічний ідентифікатор браузера (clientId), створений для функціонування та статистики пошуку. У визначених інтеграціях можуть оброблятися відомості про замовлення чи їхню вартість, якщо їх передає вебсайт замовника.

2.5. Дані аналітики: інформація про відвідування і події взаємодії з вебсайтом, що обробляється за допомогою Google Analytics 4 та, залежно від конфігурації вебсайту, Google Tag Manager.

2.6. Компанія не просить користувачів вводити в пошукові запити паролі, платіжні реквізити, медичні чи інші чутливі персональні дані. Якщо користувач самостійно вводить таку інформацію, вона може потрапити до технічних журналів пошуку; тому користувачам не слід включати її до запитів.

3. Цілі та правові підстави обробки

3.1. Дані можуть оброблятися для реєстрації й авторизації, підготовки та виконання договорів, надання доступу до функцій SmartSearch, індексації даних за дорученням замовника, роботи пошуку, технічної підтримки, виставлення рахунків та ведення обліку.

3.2. Технічні дані й статистика використовуються для діагностики збоїв, інформаційної безпеки, запобігання зловживанням, оцінки якості пошуку, вдосконалення функціональності та аналізу роботи сервісу.

3.3. Залежно від конкретної операції правовою підставою обробки є виконання договору або вчинення дій до його укладення на запит особи, виконання передбачених законом обов'язків, захист законних інтересів Компанії чи третьої особи за умови дотримання прав суб'єкта, або згода, якщо вона необхідна відповідно до застосовного законодавства.

3.4. Необов'язкові маркетингові повідомлення надсилаються лише за наявності належної правової підстави. Якщо повідомлення надсилається на підставі згоди, особа може відкликати її доступним способом.

3.5. Факт відвідування вебсайту сам по собі не вважається універсальною згодою на будь-яку обробку персональних даних.

4. Cookies, локальне сховище та аналітика

4.1. Для роботи сайту й інтегрованого пошуку можуть застосовуватися cookies, localStorage та подібні технології. Зокрема, SmartSearch може зберігати локальний ідентифікатор clientId та історію нещодавніх пошукових запитів у браузері, а також використовувати cookie для зв'язування окремих подій пошуку.

4.2. Дані localStorage залишаються у браузері до очищення користувачем або видалення програмним кодом, якщо для конкретного запису не реалізовано інший механізм видалення. Тривалість зберігання серверних записів регулюється окремо.

4.3. На вебсайті SmartSearch застосовується Google Analytics 4 (GA4) для аналізу відвідуваності та користування сервісом. Google Tag Manager (GTM), якщо він підключений, використовується для керування тегами; сам факт наявності GTM не означає автоматичного надсилання кожної події до GA4.

4.4. GA4 може використовувати cookies та інші ідентифікатори відповідно до фактичних налаштувань. Дані аналітики можуть оброблятися компаніями групи Google та їхніми залученими постачальниками, у тому числі за межами України, відповідно до застосовних умов та законодавства.

4.5. Якщо для певних аналітичних технологій закон вимагає попередньої згоди, їх застосування повинно відбуватися після одержання такої згоди. Користувач може керувати cookies через налаштування браузера та доступні засоби керування приватністю на сайті.

4.6. Використання GA4 на вебсайті SmartSearch не означає автоматичного використання GA4 Компанією на кожному сайті замовника. Аналітика на сайтах замовників налаштовується з урахуванням їхніх власних систем та обов'язків щодо конфіденційності.

5. Передавання даних третім сторонам

5.1. Доступ до даних можуть отримувати уповноважені працівники та підрядники Компанії лише в межах, необхідних для виконання їхніх завдань.

5.2. Дані можуть передаватися постачальникам серверної інфраструктури, хостингу, засобів електронного документообігу, електронної пошти, аналітики, технічного супроводу та іншим виконавцям, якщо це необхідно для надання послуг і має відповідну правову підставу.

5.3. Документи можуть передаватися через погоджені сервіси електронного документообігу, зокрема «Вчасно», якщо цей сервіс використовується для укладення чи виконання договору.

5.4. Розкриття інформації державним органам або іншим особам здійснюється лише за наявності належної правової підстави та в порядку, передбаченому законодавством.

5.5. Компанія не продає персональні дані користувачів як окремий товар.

6. Розміщення та міжнародна передача

6.1. Основна серверна інфраструктура та бази даних SmartSearch розміщуються в Україні.

6.2. Використання сторонніх сервісів, зокрема GA4, електронного документообігу, доставки повідомлень та технічних інтеграцій, може передбачати доступ до окремих даних або їхню обробку за межами України. Така передача здійснюється лише за передбачених законом підстав і з дотриманням застосовних вимог щодо захисту персональних даних.

6.3. [ПЕРЕВІРИТИ: фактичний перелік сторонніх сервісів, регіони обробки, договірні гарантії міжнародної передачі та відсутність інших закордонних резервних копій або журналів.]

7. Строки зберігання

7.1. Компанія зберігає персональні дані не довше, ніж це необхідно для конкретних законних цілей їх обробки, а також протягом строків, установлених законодавством для бухгалтерських, податкових та інших обов'язкових документів.

7.2. Для даних облікового запису строк зберігання визначається періодом користування сервісом та необхідністю завершення договірних відносин, виконання юридичних обов'язків і врегулювання можливих претензій.

7.3. Строки зберігання пошукової статистики, технічних журналів, резервних копій та ідентифікаторів встановлюються окремо за категоріями даних і мають бути задокументовані Компанією. [ПЕРЕВІРИТИ ДО ПУБЛІКАЦІЇ: конкретні строки чи критерії для search statistics, clientId, журналів, резервних копій, листування та заявок; нині строки не затверджені.]

7.4. Строки збереження інформації в GA4 залежать від налаштувань ресурсу Google Analytics та правил Google. [ПЕРЕВІРИТИ: фактичні налаштування GA4 Admin → Data retention і задокументувати відповідне значення.]

7.5. Після завершення необхідного строку дані видаляються, знеособлюються або обробляються далі лише за наявності окремої законної підстави.

8. Захист інформації та інциденти

8.1. Компанія впроваджує організаційні й технічні заходи для запобігання несанкціонованому доступу, випадковій втраті, зміні, розголошенню та іншій незаконній обробці персональних даних.

8.2. Доступ до персональних даних надається відповідно до службових обов'язків та обґрунтованої необхідності.

8.3. У разі інциденту безпеки Компанія оцінює його наслідки, вживає необхідних заходів реагування та здійснює повідомлення уповноважених осіб або суб'єктів персональних даних у випадках і порядку, передбачених законодавством.

8.4. Жодна інформаційна система не може гарантувати абсолютної безпеки; водночас це не звільняє Компанію від обов'язків, установлених законом.

9. Права суб'єктів персональних даних

9.1. Фізична особа має права, передбачені законодавством України, зокрема право знати про джерела збирання та мету обробки своїх даних, отримувати інформацію щодо обробки, звертатися з вимогою про виправлення чи видалення даних у передбачених законом випадках, відкликати згоду, заперечувати проти обробки у встановлених законом межах і звертатися зі скаргою до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або до суду.

9.2. Для реалізації прав можна звернутися за адресою hello@uvision.com.ua із достатнім описом запиту. Для захисту від несанкціонованого розкриття Компанія може вимагати обґрунтованого підтвердження особи заявника.

9.3. Якщо запит стосується даних, які Компанія обробляє виключно за дорученням власника інтернет-магазину, Компанія може скерувати заявника до відповідного власника або допомогти йому виконати запит у межах договірних і законних повноважень.

9.4. Звернення розглядаються в строки та порядку, встановлені законодавством України.

10. Оновлення Політики

10.1. Компанія може оновлювати цю Політику у зв'язку зі змінами законодавства, функціонування сервісу, способів обробки даних чи складу залучених постачальників.

10.2. Актуальна редакція оприлюднюється на https://smartsearch.com.ua/privacy із зазначенням дати набрання чинності. Якщо закон вимагає окремого повідомлення або отримання згоди на нову обробку, Компанія виконує відповідні вимоги.

11. Контактні дані

ТОВ «ЮВІЖН»
Код ЄДРПОУ: 46168192
Адреса: Україна, 03057, м. Київ, вул. Марії Капніст, буд. 2
Email із питань конфіденційності: hello@uvision.com.ua